海外採購流程：從詢價、議價到交貨的 9 個步驟

海外採購 9 步驟

步驟	重點	產出文件
① 定義需求	品名、規格、數量、目標價、交期、目標市場法規	規格書、需求單
② 開發供應商	展覽、公會名錄、B2B 平台、採購代理網絡	候選供應商名單
③ 詢價比價	同一規格向多家詢價，比較單價、MOQ、交期、付款條件	詢價單（RFQ）、報價單
④ 樣品確認	依實際用途測試，留存確認樣	樣品確認紀錄
⑤ 議價與條件	價格、付款、交期、包裝、貿易條件、品質標準	議價紀錄
⑥ 簽約下單	合約或採購單寫明所有條件	採購合約、PO、形式發票（PI）
⑦ 生產與驗貨	追蹤進度，出貨前驗貨	生產進度表、驗貨報告
⑧ 出貨與清關	訂艙、出口報關、運輸、進口清關	商業發票、裝箱單、提單、原產地證明
⑨ 付款與評估	依約付款，評估品質與交期表現	付款紀錄、供應商評分

每一步的重點

① 定義需求

需求寫得越清楚，報價越能比較。食品原料要另外確認目標市場的成分、標示與檢驗規定。

②～③ 開發供應商與詢價

詳見海外供應商開發與評估。詢價時統一規格與貿易條件（例如都報 FOB 某港），才能公平比較。

⑤ 議價：不只談價格

付款條件（T/T、L/C、訂金比例）、交期、包裝、驗貨標準與索賠方式，往往比單價更影響總成本與風險。貿易條件的差異見FOB、CIF、CFR 差在哪。

⑦ 驗貨

出貨前驗貨是降低品質風險最有效的方法之一，驗貨標準見驗廠和驗貨差在哪。

⑧ 清關

確認進口國的關稅、是否有反傾銷稅、需要哪些檢驗或許可文件，避免貨到港口才發現文件不齊。

海外採購人員的工作內容

海外採購（overseas buyer／sourcing specialist）的日常工作通常包括：

• 搜尋與評估海外供應商
• 詢價、比價、議價
• 跟進樣品與生產進度
• 協調品質問題與驗貨
• 處理訂單、出貨文件與付款
• 追蹤法規、匯率與運費變化

如果公司沒有專職的海外採購團隊，可以考慮委託採購代理。

采唐如何協助海外採購？

采唐國際的國際採購代理服務涵蓋海外供應商開發與評估、產品規格確認與樣品安排、詢價比價與採購條件談判、採購合約與交易條件建議、生產進度與交期協調、出貨與物流條件整合，以及商業文件與結算流程協助。服務地區以亞洲、美洲及部分歐洲為主。歡迎聯絡我們。

常見問題

海外採購流程有哪些步驟？

可分為定義需求、開發供應商、詢價比價、樣品確認、議價與採購條件、簽約下單、生產追蹤與驗貨、出貨與清關、付款與供應商評估 9 步。

海外採購和國內採購有什麼不同？

海外採購多了語言與時差、國際貿易條件、國際付款、進口法規與清關等環節，風險與文件也更多。

海外採購的工作內容是什麼？

主要包括供應商搜尋與評估、詢價議價、樣品與生產跟進、品質協調、訂單與出貨文件處理，以及付款追蹤。

沒有海外採購團隊怎麼辦？

可以委託採購代理，由代理站在買方立場處理供應商開發、議價、品質把關與出貨文件。

海外採購的英文是什麼？

海外採購人員常稱 overseas buyer 或 sourcing specialist。

延伸閱讀

參考來源

• 采唐國際官網：國際採購代理
• International Chamber of Commerce：Incoterms® 2020 checklist